יש כל כך הרבה אירועים שקורים בעולם מדי יום. כמתכנני אירועים, כנראה שיש לכם חלק נכבד מהעבודה. עם זאת, יש כמה דברים שאתם יכולים לעשות כדי להקדים את המשחק ולעבור תהליך חלק אפילו יותר.
אנחנו כאן כדי לשתף אתכם בכמה מהטיפים הטובים ביותר שלנו לתכנון נכון של אירוע. כי בסופו של דבר, הצלחתו של אירוע נקבעת על ידי תכנון נכון. יש לבחון את קביעת הצורך באירוע וסוגו, להגדיר מטרות אירוע, לתכנן ציר זמן ולו"ז לאירוע, לקבוע תקציב, לתכנן לוגיסטיקה נכונה ועוד. כמו כן, יש צורך בבדיקת מקומות פוטנציאליים התואמים את הצרכים שלכם, למשל גן אירועים בשרון או אולם מסוג אחר.
לתכנן אירוע בהתאם לסוג הלוקיישן שלו
אין ספק, כשמדברים על תכנון או ניהול אירועים, אתם צריכים לוודא שהמיקום מושלם לסוג האירוע שאתם מארחים. צריך לוודא שיש מספיק תקציב לבילויים, אוכל, שתייה וקייטרינג, אולי דיג'יי, צלמי אירועים של סטילס ווידאו, אטרקציות שונות כמו "תאי צילום" ועוד.
תכנון אירוע מוצלח הוא שילוב של חלקים רבים ושונים שיש לקחת בחשבון. ישנם גורמים רבים שתורמים להצלחתו של אירוע, כמו המקום, הנושא והבידוראו האטרקציות. אם בוחרים לקיימו במתחם של גן אירועים בשרון למשל, אז אפשר להנות מאווירה קסומה ומזג אוויר מעולה ברוב ימות השנה.
אם כך, במובן מסוים זה הכול עניין של לוקיישן. כשיגיע הלוקיישן הנכון לאירוע שלכם, אתם תדעו לזהות אותו ואז רק תצטרכו לתכנן את הפרטים הנלווים. אם זה עמוס מדי עבורכם, תמיד תוכלו לקבל סיוע של חברת הפקות אירועים.
עוד 2 טיפים לניהול נכון של אירוע
- מצאו מקום: המקום צריך להיות מתאים לקהל שלכם והוא צריך להיות גם במיקום שאנשים יגיעו אליו בקלות. קחו בחשבון היבטים כמו חניה ונגישות בבחירת מקום. אם בחרתם גן אירועים בשרון תוכלו להנות ממקומות חניה בשפע. זאת, בניגוד לגני אירועים בתל אביב, חיפה וערים גדולות אחרות שידועות בתור פקוקות וחסרות בחנייה.
- נושא: הנושא של האירוע חשוב כי הוא עוזר לתת את הטון לאירוע כולו. חשבו מה המטרה שלכם לאירוע המסוים הזה. ישנם גני אירועים בשרון לחתונות, גני אירועים לאירועים עסקיים ועוד. התאימו בין הלוקיישן לסוג האירוע שלכם.
- תיאום ציפיות: דעו מה אתה רוצים שהאירוע שלכם ישיג לפני שתתחילו לתכנן אותו. אם למשל יש לכם קמפיין שיווקי להשיק, אז תכננו את האירוע כך שיתאים למטרות השיווקיות שלכם. יש חתונה רומנטית באופק? מצאו גן אירועים בשרון עם אווירה מהאגדות ותתחילו פרק חדש בחיים ביחד.
טיפ אחרון וחשוב לניהול נכון של אירוע, קחו בחשבון את צרכי הקהל בעת תכנון אירוע. ככל שתדעו עליהם יותר מידע, כך יהיה קל יותר לתכנן עבורם חוויה מרתקת. נסו לברר אם יש טבעוניים בקהל, מוזמנים שלא אוכלים גלוטן, אנשים עם רגישויות שונות ועוד.
